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HR如何做好员工的档案管理?

发布时间:2019-02-11 13:36:50  阅读次数:次

  HR应该如何做好员工的档案管理,达到公司要求呢?
 
  一、了解员工档案包括哪些基本内容:
 
  1.身份证复印件2份、一寸照片两张、户口本的六合在线及个人页的复印1份。
 
  2.入职信息表、员工基本情况登记表、员工入职背景调查信息表。
 
  3.评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)
 
  4.告知单位规章制度确认表
 
  5.劳动合同、保密协议一式两份。
 
  6.转正表、岗位变动表(晋升、降级、平调)
 
  7.日常表现(有无违反纪律、通告、罚款等)
 
  二、在实际工作中操作时需要注意哪些?
 
  1)身份证扫描并保存电子版的,照片4张,办理工伤保险时会用,以后万一发生工伤也可以用到,一定要检查一下员工的身份证有效期。
 
  2)家庭住址、紧急联系人电话号码必须要填写。
 
  3)每个人在提交资料的时候写“本件与原件相符,如有虚假,本人愿承担一切责任”的字样,并让本人签字、写日期。
 
  4)告知单位确认表必须让本人签字,简单精炼的把单位规章制度说一下,这样以后可以避免很多不必要的纠纷。
 
  5)劳动合同一定要清晰,填写清楚这样。这样以后在劳资关系处理中可以避免许多不必要的麻烦。
 
  6)把上述的七项需要整理的内容整理完整,然后存放到档案袋里面,一般离职员工档案保存三到五年,在实际操作中可根据实际情况进行调整。
 
  7)在日常工作中坚持“四个小心原则”“三个绝对原则”“二白原则”一退一守"简称“四心三对、二白、一退守原理”
 
  四心
 
  1)小心完成每件工作
 
  2)小心核对每个细节
 
  3)小心改正所有的错误
 
  4)小心检查修正过的细节
 
  三对:
 
  1)领导永远是对的,领导之所以是领导肯定有其过人之处,潜心研究学习。(就算他是一堆烂泥咱们也要把他当成是金豆豆那样看待。一般领导专业知识不行的,那么一定是人际关系高手,如果很不幸你的领导既不是人际关系高手,而且专业能力又不咋滴那就更需要潜心研究了,肯定在咱们不了解的、够不着的层面里是高手。)
 
  2)对事:做事的态度主动性、机智性。
 
  3)对人:谨慎性、圆滑性、客观性。
 
  二白:
 
  1)解释的意思就是“洗白自己,但也不颠倒别人黑白”在工作中处理问题时,我们不主张陷害别人,颠倒是非黑白,但我们更需要做的是如何保护好自己,首先要把自己“洗白”不伤人是一种教养,但是不被别人伤害更是一种气场。
 
  一退守:
 
  1)做任何事情,都要考虑:进可攻、退可守、想好前路、后路及退路。
 
  总之:要坚持痕迹管理:做任何事情都要留下痕迹,有时候一个小细节没有做好就可能以后摊上大事,考验人做事情的认真度、细致度一定要谨慎、再谨慎在实际工作中。
 
  只要把员工档案这一块内容做好了就可以为以后的,绩效考核、员工晋升、薪酬管理工作打下坚实的基础,俗话说:“万丈高楼平地起”就是这个道理,只有基础扎实,高楼才能建的更加壮观牢固。

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